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秘書室

秘書室:掌理文書、出納、總務、資訊、公關、研考及不屬其他各單位事項。

職稱工作項目聯絡電話
 外縣市:02-25031369
秘書室業務職掌暨電話分機一覽表
李主任
  1. 綜理秘書室各項業務。
  2. 其他臨時交辦事項。
分機:611
呂秘書
  1. 首長行程管理、首長特支費採購及核銷事項。
  2. 每月「主管會報、業務精進檢討會議」。
  3. 議會協調案件、議員索取資料及質詢答覆、編制半年議會工作報告、新聞發布。
  4. 本所施政報告、市政會議資料暨市長裁指示案件列管。
  5. 處理向區長陳情或投訴之民眾。
  6. 其他臨時交辦事項。
分機:607
蘇課員
  1. 電話禮貌測試及績優人員考核。
  2. 為民服務事宜(含為民服務手冊及為民服務白皮書編製、年度服務品 質獎考評暨提案創新列管)。
  3. 機關學校(含外賓)參訪、來訪(籌劃參訪事宜及服務改善事項之追

    蹤檢討)。

  4. 區政業務協辦事項(區公所考核專案、市府長官到訪之機關簡介、資 料準備、施政計畫彙編、施政亮點政績等)。
  5. 聯合服務櫃檯管理(含值星人員考核)。
  6. 行政庶務勞務委外招標、履約管理及付款作業。
  7. 其他臨時交辦事項。
分機:606
楊課員
  1. 公文系統及文書流程電子化管理、文書講習。
  2. 公文成效考核、公文稽催與調卷分析。
  3. 各類人民陳情案件列管、抽查及人民申請案檢討。
  4. 影印機之管理與維護(含碳粉、影印紙之申請、費用之分攤)。
  5. 公文月報表、公報之轉發、簽核與保管(市議會、市府公報)、出版品 管制。
  6. 其他臨時交辦事項。
分機:619
柯課員
  1. 公(共)務用物品、公共設備等統籌採購事宜(大採購)。
  2. 營繕工程之招標、發包、契約簽訂等。
  3. 各項驗收會驗。
  4. 民間捐款會議、郵資處理。
  5. 其他臨時交辦事項。
分機:609
吳課員
  1. 愛心志工業務。
  2. 單一櫃檯(含案件數據統計)。
  3. 為民服務相關事宜(含環境綠美化、為民服務定期及不定期實地查證、民眾意見箱案件管考、協助機關提供研考會FAQ、新聞剪報、輿情通報、英文網站、雙語環境、農曆年節布置)。
  4. 滿意度調查相關資料。
  5. 秘書室綜合業務(如:職工管理(職業安全)及考核)。
  6. 其他臨時交辦事項。
分機:608
施課員
  1. 公共設施管理與維護(含水電、空調、電梯、無障礙、消防安全及建 築物安全檢修申報等)。
  2. 行政大樓公共事務管理(飲水水塔、儲水池清洗及化糞池清理及大樓補強工程等)。
  3. 停車場設備維護管理(含外圍腳踏車架)。
  4. 大樓管理委員會業務。
  5. 天然災害之應變措施。
  6. 其他臨時交辦事項。
分機:612
陳辦事員
  1. 主責行政中心公共區域及本所辦公環境、廁所清潔維護、修繕及管理 (含代賑工、清潔工管理)。
  2. 公(共)務用物品、公共設備等統籌採購事宜(小採購)。
  3. 駐警衛管理、保全(含系統)採購暨履約管理。
  4. 協助大採購開標事宜。
  5. 場地租借等收據請購及管理。
  6. 宿舍管理。
  7. 其他臨時交辦事項。
分機:613
張課員
  1. 本所資訊預算之編列執行。
  2. 本所內網、外網管理維護。
  3. 資訊安全防護及通報事宜。
  4. 個人電腦與網路設備等採購事宜。
  5. 公文整合系統管理及維護、集中支付處系統。
  6. 資訊機房設備管理維護。
  7. 其他臨時交辦事項。
分機:637
陳辦事員
  1. 財產、物品盤點與報廢及財物定期報表之填報。
  2. 公務車維護與管理(含定期實施車輛檢查)油料之申請、發放與核銷。
  3. 辦公文具之請購、保管、核發、登帳。
  4. 「開源節流方案及提升財務效能方案」暨「政府機關節約能源措施」執行情形彙辦(含召開節能減碳措施相關會議)、行政中心公共管理費用分攤(電費、水費)。
  5. 綠美化事務(含花圃、辦公室綠美化及頂樓田園綠屋頂)。
  6. 其他臨時交辦事項。
分機:639
解課員
  1. 員工薪資造冊請領、發放(含退休人員、加班、誤餐、優惠、交通費)。
  2. 登錄各類款項及現金出納帳及核對。
  3. 辦理員工公、勞保、健保、退休基金之入帳及代扣繳。
  4. 開立「電連存帳或支票存帳」清單。
  5. 繕造員工扣繳憑單(含廠商)。
  6. 零用金管理。
  7. 其他臨時交辦事項。
分機:610
戴辦事員
  1. 總發文。
  2. 典守印信。
  3. 監印管理。
  4. 包裝郵件。
  5. 其他臨時交辦事項。
分機:627
李辦事員
 
  1. 代收扣各項款項及報繳。
  2. 市有房地租賃管理(ATM、照相機、國稅局、戶政、刻印、盲人按摩)。
  3. 停車場營運管理。
  4. 行政中心公共管理費用分攤(公共維護費)。
  5. 會議室及大禮堂申請與設備管理。
  6. 藝文走廊管理與維護。
  7. 其他臨時交辦事項。
分機:618
章課員
  1. 員工登入及相關系統帳號管理。
  2. 多媒體電視、跑馬燈上稿。
  3. 個人電腦、印表機等管理維護、資訊耗材與周邊設備採購。
  4. 資訊設備委外維護案招標。
  5. 防災視訊設備維護及測試。
  6. 本所監視器、主機控管、電話總機(含核銷)、交換機系統維護。
  7. 其他臨時交辦事項。
分機:635
林課員
  1. 檔案室業務統籌規劃、年度檔案業務考核及缺失列管改善、檔案管理績效評量與檔案室相關設施維護及紀錄。
  2. 檔案標竿學習及宣導暨檔案教育訓練。
  3. 檔案歸檔稽催。
  4. 機密檔案管理與機密檔案清查。
  5. 檔案應用與檔案借調。
  6. 協助現行檔案點收、編目建檔、成冊上架、背條製作。
  7. 其他臨時交辦事項。
分機:252
辦事員(待補)
  1. 現行檔案點收、編目建檔 (線上簽核)。
  2. 檔案銷毀。
  3. 檔案清查(一般檔案清查)、檔案借調、檔案目錄彙送。
  4. 附件另存資料整理、歸檔、造冊、清查。
  5. 更新併案卷夾目次表或背條。
  6. 檔案成冊上架、背條製作。
  7. 其他臨時交辦事項。
分機:253
張辦事員
  1. 公告欄管理與維護。
  2. 巡檢行政中心公共區域(含停車場及外圍腳踏車架)及本所辦公環 境(含會議室、茶水間暨廁所)之清潔情形。
  3. 室內空氣品質管理及菸害防制自主管理。
  4. 本所辦公環境設施管理與維護(飲水機、AED、酒精機)。
  5. 協助借用單位使用會議室及大禮堂。
  6. 協助佈置藝文走廊。
  7. 其他臨時交辦事項。
分機:617
葉辦事員
  1. 協助用印及收信箱。
  2. 公示送達。
  3. 其他臨時交辦事項。
分機:614
技工
羅小姐
  1. 區長、副區長室公文登記決行公文送發及事務工作(含環境清潔) 。
  2. 區長室電話接聽及協助接待貴賓。
  3. 6樓公共空間盆栽澆灌修剪及6樓女廁巡查。
  4. 其他臨時交辦事項。
分機:604
技工
楊小姐
  1. 主秘室公文登記、決行公文送發及事務工作(含環境清潔)  。
  2. 主秘室電話接聽及協助接待貴賓。
  3. 負責5樓公文傳遞送。
  4. 5樓女廁、茶水間、人文課、民政課、經建課及兵役課環境、垃圾桶巡查。
  5. 其他臨時交辦事項。
分機:605
工友
蘇先生
  1. 郵件登記、寄發。
  2. 辦公室內部清潔。
  3. 1、6樓公文傳遞送。
  4. 6樓秘書室(含資源回收及垃圾桶)、政風室、人事室、調解會、會計室、資訊室、9樓檔案室、調解室 (含倉庫及廁所)環境及垃圾桶巡查。
  5. 其他臨時交辦事項。
分機:620
工友
許小姐
  1. 協助收文及發文作業。
  2. 6樓會議室、茶水間垃圾桶及廚餘清理、秘書室冰箱日常維護巡查。
  3. 6樓蒸飯箱。
  4. 1樓社會課環境清潔、倉庫、垃圾桶及茶水間巡查。
  5. 其他臨時交辦事項。
分機:615
工友
吳先生
  1. 郵資登錄。
  2. B2、B1、1樓、5樓及6樓男廁巡查。
  3. 其他臨時交辦事項。
分機:620
駕駛
鍾先生
  1. 區長座車駕駛。
  2. 其他臨時交辦事項。
分機:620
駐衛警察葉小隊長
  1. 大門值班。
  2. 人、車、物品出入管制。
  3. 巡邏勤務。
  4. 其他臨時交辦事項。
分機:201、202
駐衛警察
林隊員
  1. 大門值班。
  2. 人、車、物品出入管制。
  3. 巡邏勤務。
  4. 其他臨時交辦事項。
分機:201、202
駐衛警察
戴隊員
  1. 大門值班。
  2. 人、車、物品出入管制。
  3. 巡邏勤務。
  4. 其他臨時交辦事項。
分機:201、202
駐衛警察
張隊員
  1. 大門值班。
  2. 人、車、物品出入管制。
  3. 巡邏勤務。
  4. 其他臨時交辦事項。
分機:201、202