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業務職掌

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秘書室

秘書室（預算員額數37人）：掌理文書、出納、總務、資訊、法制、公關、研考及不屬其他各單位事項。

秘書室業務職掌暨電話分機一覽表
職稱 預算員額 工作項目 聯絡電話
外縣市：02-25031369
主任
黃世諺		 1
  1. 綜理秘書室各項業務。
  2. 研考一條鞭之人員，綜理管考業務。
  3. 其他臨時交辦事項。
 分機：611
呂秘書 1
  1. 議會協調案件、市長裁指示案件列管，議員索取資料及質詢答覆。
  2. 本所施政報告、市政會議資料列管。
  3. 編制半年議會工作報告及施政報告。
  4. 新聞發布。
  5. 辦理每月「主管會報」業務。
  6. 處理向區長陳情或投訴之民眾。
  7. 其他臨時交辦事項。
 分機：607
蘇課員 1
  1. 新聞剪報、輿情通報、英文網站、雙語環境。
  2. 農曆年節布置。
  3. 機關學校（含外賓）參訪、來訪（籌劃參訪事宜及服務改善事項之追蹤檢討）。
  4. 區政業務協辦事項（如:區公所考核專案、市府長官、民政局長到訪之各項機關簡介、資料準備事宜；施政計畫彙編等）。
  5. 協助調解相關業務。
  6. 其他臨時交辦事項。
 分機：606
楊課員 1
  1. 公文成效考核及公文稽催與調卷分析。
  2. 公文系統及文書流程電子化管理。
  3. 兼辦法制公文處理。
  4. 各類人民陳情案件列管、抽查及人民申請案檢討。
  5. 文書講習與出版品管制。
  6. 公文月報表、公報之轉發、簽核與保管（市議會、市府公報）。
  7. 其他臨時交辦事項。
 分機：608
林課員 1
  1. 公（共）務用物品、公共設備等統籌採購事宜（大採購）及營繕工程之招標、發包、契約簽訂、各項驗收會驗等。
  2. 公務車維護與管理（含定期實施車輛檢查）油料之申請、發放與核銷。
  3. 首長特別費核銷。
  4. 綠色採購及優先採購。
  5. 其他臨時交辦事項。
 分機：609
詹課員 1
  1. 開源節流方案及提升財務效能方案執行情形。
  2. 政府機關節約能源措施執行情形彙辦。
  3. 行政中心公共區域及本所辦公環境、廁所清潔維護與管理（含臨時、清潔工管理）及綠美化事務（含花圃、辦公室綠美化）。
  4. 行政中心公共管理費用分攤（電費、水費）。
  5. 室內空氣品質管理及菸害防制自主管理。
  6. 本所監視器、主機控管與電話總機、交換機系統維護。
  7. 其他臨時交辦事項。
 分機：612
柯課員 1
  1. 大樓管理委員會業務與行政中心公共管理費用分攤（公共維費）及公共設施管理與維護（含水電、空調、電梯、無障礙、消防安全及建築物安全檢修申報等）。
  2. 行政大樓補強工程之管理及行政大樓公共事務管理（飲水水塔、儲水池清洗及化糞池清理等）。
  3. 天然災害之應變措施。
  4. 本所辦公環境設施管理與維護。
  5. 其他臨時交辦事項。
 分機：613
胡課員 1
  1. 綜整彙辦策略地圖。
  2. 配合辦理服務品質獎及研考會、民政團隊不定期現場考核、電話服務禮貌測試及為民服務相關業務。
  3. 滿意度調查相關資料、公民參與網會議資料彙送。
  4. 協助機關提供研考會FAQ、通訊錄新增及更新之配合情形。
  5. 志工管理及考核。
  6. 公務出國報告列管、KM建置推動相關事項。
  7. 其他臨時交辦事項。
 分機：619
張課員 1
  1. 本所資訊業務推動與規劃事宜及資訊預算之編列、執行。
  2. 辦理資訊稽核業務與本所內網、外網管理及維護（含資料上稿）；本所外網網站檢核及相互檢核他所網站。
  3. 資訊安全防護及通報事宜（含社交工程演練、弱點掃描、資安演練、資安事件處理及回覆、資安宣導…等）。
  4. 本所個人電腦、主機與網路等設備採購事宜。
  5. 公文整合系統管理及維護、集中支付處系統。
  6. 機房管理與防災資訊專區上稿、防災輪值。
  7. 其他臨時交辦事項。
 分機：637
章課員 1
  1. 辦公文具之請購、保管、核發、登帳。
  2. 財產、物品盤點與報廢及財物定期報表之填報及宿舍管理。
  3. 影印機、飲水機管理與維護與碳粉、影印紙之申請、費用之分攤。
  4. 場地租借等收據請購及管理。
  5. 公（共）務用物品、公共設備等統籌採購事宜（小額採購）。
  6. 秘書室綜合業務及職工管理。
  7. 其他臨時交辦事項。
 分機：639
陳課員 1
  1. 員工薪資造冊請領、發放（含退休人員、加班、誤餐、優惠）。
  2. 登錄各類款項及現金出納帳及核對。
  3. 辦理員工公、勞保、健保、退休基金之入帳及代扣繳。
  4. 開立「電連存帳或支票存帳」清單。
  5. 繕造員工扣繳憑單（含廠商）。
  6. 零用金管理。
  7. 其他臨時交辦事項。
 分機：610
戴辦事員 1
  1. 總發文、校對（校對電子、人工發文）、郵寄文件等。
  2. 其他臨時交辦事項。
 分機：627
楊辦事員 1
  1. 市有房地租賃管理（ATM、地下1樓美髮部、照相機、稅捐處、戶政、刻印、盲人按摩）。
  2. 代收扣各項款項及報繳。
  3. 本所同仁交通補助費業務。
  4. 本所保全系統管理。
  5. 停車場管理（含外圍腳踏車架）。
  6. 其他臨時交辦事項。
 分機：618
陳辦事員 1
  1. 員工帳號管理（含員工愛上網、AD網域、公文系統、員工電子信箱…等） 、本所員工個人電腦硬體維護、電腦維護紀錄管理與通知廠商維修及周邊設備、電腦耗材採購與管理。
  2. 臺北市e點通系統管理員及場地租借系統維護、市政資料庫管理及維護。
  3. 多媒體電視、電子字幕機（跑馬燈）登錄。
  4. 視訊系統管理及操作（防災）與防災輪值。
  5. 資訊小組會議、本所教育訓練相關事宜與電腦教室、電腦圖書及軟體管理。
  6. 其他臨時交辦事項。
 分機：635
楊辦事員 1
  1. 檔案室業務統籌規劃、年度檔案業務考核及缺失列管改善。
  2. 檔案標竿學習及宣導。
  3. 機密檔案管理、檔案清查（機密檔案清查）。
  4. 檔案歸檔稽催、檔案應用、檔案借調與檔案管理績效評量。
  5. 檔案室相關設施維護及紀錄。
  6. 協助現行檔案點收、編目建檔與協助檔案成冊上架、背條製作。
  7. 其他臨時交辦事項。
 分機：252
吳辦事員 1
  1. 現行檔案點收、編目建檔 （線上簽核）。
  2. 檔案銷毀。
  3. 檔案目錄彙送。
  4. 檔案清查（一般檔案清查）與檔案借調。
  5. 附件另存資料整理、歸檔、造冊、清查。
  6. 更新併案卷夾目次表或背條及檔案成冊上架、背條製作。
  7. 其他臨時交辦事項。
 分機：253
張辦事員 1
  1. 典守印信。
  2. 繕印。
  3. 公示送達。
  4. 公告欄管理與維護。
  5. 藝文走廊管理與維護。
  6. 會議室及大禮堂使用管理。
  7. 其他臨時交辦事項。
 分機：617
葉辦事員 1
  1. 總收文（電子、人工、收信送總機室彙辦）登記桌（人事、政風、會計、調解會分文等工作）。
  2. 其他臨時交辦事項。
 分機：614
職工葉小姐 1
  1. 區長、副區長室公文登記、決行公文送發及事務工作（含環境清潔）。
  2. 區長室電話接聽及協助接待貴賓。
  3. 6樓課室辦公區域垃圾桶清理。
  4. 6樓茶水間、廚餘整理，蒸飯箱開啟關閉。
  5. 6樓公共空間盆栽澆灌修剪。
  6. 負責6樓公文傳遞送。
  7. 其他臨時交辦事項。
 分機：604
職工林小姐 1
  1. 主秘室公文登記臨時交辦事項、決行公文送發及事務工作（含環境清潔） 。
  2. 主秘室電話接聽及協助接待貴賓。
  3. 負責5樓人文課、民政課、經建課、兵役課公文傳遞送。
  4. 5樓公共空間盆栽澆灌修剪。
  5. 其他臨時交辦事項。
 分機：605
職工許小姐 1
  1. 公文登記桌。
  2. 1樓、5樓課室辦公區域垃圾桶清理。
  3. 1樓社會課公文、郵件遞送。
  4. 1樓、5樓茶水間廚餘清理、公共區盆栽澆灌修剪。
  5. 其他臨時交辦事項。
 分機：615
職工羅小姐 1
  1. 公文登記桌。
  2. 1樓、5樓課室辦公區域垃圾桶清理。
  3. 1樓社會課公文、郵件遞送。
  4. 1樓、5樓茶水間廚餘清理、辦公室區域垃圾桶清理、公共區盆栽澆灌修剪。
  5. 其他臨時交辦事項。
 分機：616
職工謝先生 1
  1. 上下午公文交換。
  2. 郵件寄發、6樓資源回收。
  3. 農安街側門、1樓、5樓、6樓公布欄公文及海報張貼。
  4. 遞送報紙。
  5. 花圃澆水。
  6. 其他臨時交辦事項。
 分機：620
職工邱小姐 1
  1. 總機電話接轉。
  2. 所內郵件登記。
  3. 上下午公文交換。
  4. 6樓課室辦公區域垃圾桶清理。
  5. 其他臨時交辦事項。
 分機：620
職工江小姐 1
  1. 總機電話接轉。
  2. 所內郵件登記
  3. 6樓課室辦公區域垃圾桶清理。
  4. 職工1樓大廳排班。
  5. 其他臨時交辦事項。
 分機：620
職工蔡小姐 1
  1. 6樓公文傳遞送。
  2. 其他臨時交辦事項。
 分機：620
職工潘小姐 1
  1. 總機電話接轉 。
  2. 6樓公文傳遞送。
  3. 協助人事室員工差勤、排班管理、國旅列印、員工指形設定、識別證製作。
  4. 6樓課室辦公區域垃圾桶清理。
  5. 其他臨時交辦事項。
 分機：624
職工楊小姐 1
  1. 協助檔案室公文歸檔管理。
  2. 1樓、5樓課室辦公區域垃圾桶清理。
  3. 1樓社會課公文、郵件遞送。
  4. 1樓茶水間廚餘清理、公共區盆栽澆灌修剪。
  5. 其他臨時交辦事項。
 分機：254
職工程小姐 1
  1. 協助處理調解會電話答詢。
  2. 其他臨時交辦事項。
 分機：572
駕駛鍾先生 1
  1. 區長座車駕駛。
  2. 其他臨時交辦事項。
 分機：620
電工陳先生 1
  1. 空調、水電、照明、電話及電梯等電氣設備檢修保養維護。
  2. 大禮堂、會議室管理維護事宜（含協助會場布置、麥克風、音響控管等）。
  3. 其他臨時交辦事項。
 分機：204
電工陳先生 1
  1. 空調、水電、照明、電話及電梯等電氣設備檢修保養維護。
  2. 大禮堂、會議室管理維護事宜（含協助會場布置、麥克風、音響控管等）。
  3. 其他臨時交辦事項。
 分機：204
葉小隊長 1
  1. 大門值班。
  2. 人、車、物品出入管制。
  3. 巡邏勤務。
  4. 其他臨時交辦事項。
 分機：201、202
林隊員 1
  1. 大門值班。
  2. 人、車、物品出入管制。
  3. 巡邏勤務。
  4. 其他臨時交辦事項。
 分機：201、202
戴隊員 1
  1. 大門值班。
  2. 人、車、物品出入管制。
  3. 巡邏勤務。
  4. 其他臨時交辦事項。
 分機：201、202
陳隊員 1
  1. 大門值班。
  2. 人、車、物品出入管制。
  3. 巡邏勤務。
  4. 其他臨時交辦事項。
 分機：201、202
張隊員 1
  1. 大門值班。
  2. 人、車、物品出入管制。
  3. 巡邏勤務。
  4. 其他臨時交辦事項。
 分機：201、202

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  • 資料更新：107-05-21 15:17
  • 資料檢視：107-05-21 15:17
  • 資料維護：臺北市中山區公所
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107-05-21

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