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業務職掌

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秘書室

秘書室（預算員額數32人）：掌理文書、出納、總務、資訊、法制、公關、研考及不屬其他各單位事項。

秘書室業務職掌暨電話分機一覽表
職稱 預算員額 工作項目 聯絡電話
外縣市：02-25031369
主任張秀鈴 1
  1. 綜理秘書室各項業務。
  2. 其他臨時交辦事項。
 分機：611
呂秘書 1
  1. 議會協調案件、市長裁指示案件列管，議員索取資料及質詢答覆。
  2. 本所施政報告、市政會議資料列管。
  3. 編制半年議會工作報告及施政報告。
  4. 新聞發布。
  5. 辦理每月「主管會報」業務。
  6. 處理向區長陳情或投訴之民眾。
  7. 其他臨時交辦事項。
 分機：607
蘇課員 1
  1. 新聞剪報、輿情通報、英文網站、雙語環境。
  2. 農曆年節布置。
  3. 機關學校（含外賓）參訪、來訪（籌劃參訪事宜及服務改善事項之追蹤檢討）。
  4. 區政業務協辦事項及施政計畫彙編等。
  5. 協助調解相關業務。
  6. 法制業務。
  7. 其他臨時交辦事項。
 分機：606
吳辦事員 1
  1. 公文成效考核及公文稽催與調卷分析。
  2. 公文系統及文書流程電子化管理。
  3. 影印機之管理與維護(含碳粉、影印紙之申請、費用之分攤)。
  4. 各類人民陳情案件列管、抽查及人民申請案檢討。
  5. 文書講習與出版品管制。
  6. 公文月報表、公報之轉發、簽核與保管（市議會、市府公報）。
  7. 其他臨時交辦事項。
 分機：608
林課員 1
  1. 公（共）務用物品、公共設備等統籌採購事宜（大採購）。
  2. 營繕工程之招標、發包、契約簽訂等。
  3. 公務車維護與管理（含定期實施車輛檢查）油料之申請、發放與核銷 。
  4. 各項驗收會驗。
  5. 首長特別費核銷。
  6. 其他臨時交辦事項。
 分機：609
林課員 1
  1. 開源節流方案及提升財務效能方案執行情形。
  2. 政府機關節約能源措施執行情形彙辦。
  3. 行政中心公共區域及本所辦公環境、廁所清潔維護與管理(含臨時、清潔工管理)、綠美化事務(含花圃、辦公室綠美化)。
  4. 行政中心公共管理費用分攤（電費、水費）。
  5. 職工管理。
  6. 秘書室綜合業務。
  7. 其他臨時交辦事項。
 分機：612
柯課員 1
  1. 大樓管理委員會業務。
  2. 行政中心公共管理費用分攤（公共維費）。
  3. 公共設施管理與維護。
  4. 行政大樓補強工程之管理。
  5. 行政大樓公共事務管理(飲水水塔、儲水池清洗及化糞池清理等)。
  6. 天然災害之應變措施。
  7. 其他臨時交辦事項。
 分機：613
楊課員 1
  1. 綜整彙辦策略地圖。
  2. 配合辦理服務品質獎及研考會、民政團隊不定期現場考核、電話服務禮貌測試及為民服務相關業務。
  3. 滿意度調查相關資料、公民參與網會議資料彙送。
  4. 協助機關提供研考會FAQ、通訊錄新增及更新之配合情形。
  5. 志工管理及考核。
  6. 公務出國報告列管、KM建置推動相關事項。
  7. 其他臨時交辦事項。
 分機：619
張課員 1
  1. 本所資訊預算之編列執行。
  2. 本所內網、外網管理維護。
  3. 資訊安全防護及通報事宜。
  4. 本所個人電腦與網路設備等採購事宜。
  5. 公文整合系統管理及維護、集中支付處系統。
  6. 資訊機房設備管理維護。
  7. 其他臨時交辦事項。
 分機：637
陳辦事員 1
  1. 辦公文具之請購、保管、核發、登帳。
  2. 財產、物品盤點與報廢。
  3. 財物定期報表之填報。
  4. 宿舍管理。
  5. 場地租借等收據請購及管理。
  6. 公（共）務用物品、公共設備等統籌採購事宜（小採購）。
  7. 其他臨時交辦事項。
 分機：639
陳課員 1
  1. 員工薪資造冊請領、發放。
  2. 登錄各類款項及現金出納帳及核對。
  3. 辦理員工公、勞保、健保、退休基金之入帳及代扣繳。
  4. 開立「電連存帳或支票存帳」清單。
  5. 繕造員工扣繳憑單（含廠商）。
  6. 零用金管理。
  7. 其他臨時交辦事項。
 分機：610
戴辦事員 1
  1. 總發文。
  2. 典守印信。
  3. 監印管理。
  4. 包裝郵件。
  5. 其他臨時交辦事項。
 分機：627
楊課員
 		 1
  1. 綜整彙辦策略地圖。
  2. 配合辦理服務品質獎及研考會、民政團隊不定期現場考核、電話服務禮貌測試及為民服務相關業務。
  3. 滿意度調查相關資料、公民參與網會議資料彙送。
  4. 協助機關提供研考會FAQ、通訊錄新增及更新之配合情形。
  5. 志工管理及考核。
  6. 公務出國報告列管、KM建置推動相關事項。
  7. 其他臨時交辦事項。
 分機：618
章課員 1
  1. 員工愛上網及相關系統帳號管理。
  2. 多媒體電視、跑馬燈上稿。
  3. 個人電腦、印表機等管理維護、資訊耗  材與周邊設備採購。
  4. 資訊設備委外維護案招標。
  5. 防災視訊設備維護及測試。
  6. 本所監視器、主機控管、電話總機(含核銷)、交換機系統維護。
  7. 其他臨時交辦事項。
 分機：635
解辦事員 1
  1. 檔案室業務統籌規劃、年度檔案業務考核及缺失列管改善、檔案管理績效評量與檔案室相關設施維護及紀錄。
  2. 檔案標竿學習及宣導暨檔案教育訓練。
  3. 檔案歸檔稽催。
  4. 機密檔案管理與機密檔案清查。
  5. 檔案應用與檔案借調。
  6. 協助現行檔案點收、編目建檔、成冊上架、背條製作。
  7. 其他臨時交辦事項。
 分機：252
范辦事員 1
  1. 現行檔案點收、編目建檔 （線上簽核）。
  2. 檔案銷毀。
  3. 檔案清查（一般檔案清查）、檔案借調、檔案目錄彙送。
  4. 附件另存資料整理、歸檔、造冊、清查。
  5. 更新併案卷夾目次表或背條。
  6. 檔案成冊上架、背條製作。
  7. 其他臨時交辦事項。
 分機：253
張辦事員 1
  1. 室內空氣品質管理及菸害防制自主管理。
  2. 公告欄管理與維護。
  3. 藝文走廊管理與維護。
  4. 會議室及大禮堂使用管理。
  5. 本所辦公環境設施管理與維護(含AED)。
  6. 飲水機管理維護。
  7. 其他臨時交辦事項。
 分機：617
葉辦事員 1
  1. 總收文。
  2. 公示送達。
  3. 其他臨時交辦事項。
 分機：614
職工葉小姐 1
  1. 區長、副區長室公文登記決行公文送發及事務工作(含環境清潔) 。
  2. 區長室電話接聽及協助接待貴賓。
  3. 6樓公共空間盆栽澆灌修剪。
  4. 其他臨時交辦事項。
 分機：604
職工江小姐 1
  1. 主秘室公文登記臨時交辦事項。決行公文送發及事務工作(含環境清潔)  。
  2. 主秘室電話接聽及協助接待貴賓。
  3. 負責5樓課室公文傳遞送。
  4. 5樓廁所、人文課環境、垃圾桶巡查清理。
  5. 公文交換。
  6. 公文交換排班、值星排班。
  7. 其他臨時交辦事項。
 分機：605
職工楊小姐 1
  1. 協助收文(議員索資)、郵件郵資登錄。
  2. 6樓會議室巡查清理、民政課環境、垃 圾桶巡查清理。
  3. 公文交換。
  4. 其他臨時交辦事項。
 分機：615
職工羅小姐 1
  1. 協助發文。
  2. 5樓兵役課、經建課環境、6樓政風室、資訊室環境、垃圾桶巡查清理。
  3. 公文交換。
  4. 其他臨時交辦事項。
 分機：616
職工謝先生 1
  1. 公文交換。
  2. 1樓公文、郵件傳遞送。
  3. 郵件寄發、6樓資源回收、1樓社會課環境清潔、垃圾桶茶水間、倉庫、6樓秘書室垃圾桶清理。
  4. 1樓、B2、B1廁所(含倉庫)環境巡查清理。
  5. 1樓公佈欄公文及海報張貼。
  6. 花圃澆水。
  7. 其他臨時交辦事項。
 分機：620
職工蔡小姐 1
  1. 負責6樓公文傳遞送。
  2. 郵件登記。
  3. 其他臨時交辦事項。
 分機：620
職工潘小姐 1
  1. 上午1樓為民服務茶水供應及茶杯換洗 。
  2. 人事室、調解會、秘書室環境(含小會議室)、垃圾桶巡查清理。6樓廁所、會計室環境、垃圾桶巡查清理。
  3. 6樓茶水間、廚餘整理，蒸飯箱開啟閉及5樓茶水間、垃圾桶、清潔。
  4. 公文交換、協助郵件包裝。
  5. 其他臨時交辦事項。
 分機：620
職工許小姐 1
  1. 協助檔案室公文歸檔管理。
  2. 9檔案室(含倉庫)、廁所、10樓(禮堂、貴賓室、防災中心、倉庫、廁所)環境、垃圾桶巡查清理。
  3. 公文交換。
  4. 其他臨時交辦事項。
 分機：254
職工程小姐 1
  1. 協助處理調解會電話答詢。
  2. 支援總機工作。
  3. 其他臨時交辦事項。
 分機：572
駕駛鍾先生 1
  1. 區長座車駕駛。
  2. 其他臨時交辦事項。
 分機：620
葉小隊長 1
  1. 大門值班。
  2. 人、車、物品出入管制。
  3. 巡邏勤務。
  4. 其他臨時交辦事項。
 分機：201、202
林隊員 1
  1. 大門值班。
  2. 人、車、物品出入管制。
  3. 巡邏勤務。
  4. 其他臨時交辦事項。
 分機：201、202
戴隊員 1
  1. 大門值班。
  2. 人、車、物品出入管制。
  3. 巡邏勤務。
  4. 其他臨時交辦事項。
 分機：201、202
張隊員 1
  1. 大門值班。
  2. 人、車、物品出入管制。
  3. 巡邏勤務。
  4. 其他臨時交辦事項。
 分機：201、202

  • 點閱數：7528
  • 資料更新：109-05-20 14:21
  • 資料檢視：109-05-20 14:21
  • 資料維護：臺北市中山區公所
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更新日期
109-06-02
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